Professionelle Eventbudget-Planung lernen – Grundlagen bis zur Umsetzung
Eventplanung hört sich erst mal glamourös an. Locations, Catering, vielleicht eine Band – klingt nach Spaß. Aber dann kommt die Budgetplanung, und plötzlich wird's kompliziert. Viele scheitern an genau dieser Stelle, weil die Zahlen aus dem Ruder laufen oder wichtige Posten vergessen werden.
Unser Lernprogramm richtet sich an alle, die Events organisieren – ob beruflich oder im Rahmen ihrer Projekte. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Budgets realistisch planen, Ressourcen klug verteilen und unerwartete Kosten im Griff behalten.
Nächster Kursstart: August 2026Was Sie im Programm erwartet
Der Kurs ist in fünf Module aufgeteilt. Jedes baut auf dem vorherigen auf und kombiniert theoretisches Wissen mit praktischen Übungen. Am Ende haben Sie ein vollständiges Budgetkonzept für ein realistisches Event entwickelt.
Grundlagen der Budgetplanung
4 WochenBevor Sie mit Zahlen jonglieren, brauchen Sie eine solide Basis. Wir schauen uns an, wie Eventbudgets überhaupt strukturiert sind und welche Kostenkategorien typischerweise auftauchen.
- Kostenarten verstehen: fix, variabel, einmalig
- Budgetvorlagen richtig nutzen
- Realistische Kostenschätzungen erstellen
- Pufferreserven sinnvoll einplanen
Kostenanalyse und Priorisierung
3 WochenNicht alle Ausgaben sind gleich wichtig. Hier lernen Sie, wie Sie Prioritäten setzen und entscheiden, wo Sie investieren sollten – und wo nicht.
- Must-have vs. Nice-to-have unterscheiden
- Kostenvergleiche durchführen
- Angebote bewerten und verhandeln
- Versteckte Kosten identifizieren
Budget-Tools und Software
3 WochenExcel kann viel – aber nur, wenn man weiß, wie. Wir zeigen Ihnen praktische Tools und Softwarelösungen, die Ihnen das Leben leichter machen.
- Professionelle Tabellenkalkulation
- Automatisierte Berechnungen einrichten
- Budget-Tracking in Echtzeit
- Berichte für Stakeholder erstellen
Risikomanagement und Notfallplanung
4 WochenWas passiert, wenn der Caterer absagt oder die Location plötzlich doppelt so teuer wird? Risikomanagement klingt trocken, kann aber Ihr Budget retten.
- Finanzielle Risiken bewerten
- Notfallbudgets kalkulieren
- Versicherungen und Absicherungen
- Schnelle Umplanungen durchführen
Abschlussarbeit: Ihr eigenes Eventbudget
4 WochenIm letzten Modul bringen Sie alles zusammen. Sie planen ein fiktives Event von A bis Z – mit realem Budget, echten Herausforderungen und professionellem Feedback von unseren Dozenten.
- Konzeptentwicklung für ein Event Ihrer Wahl
- Vollständige Budgetplanung durchführen
- Präsentation vor der Gruppe
- Individuelles Mentor-Feedback erhalten
Wie läuft das Programm ab?
Flexible Zeitplanung
Das Programm erstreckt sich über 18 Wochen. Sie können in Ihrem eigenen Tempo lernen, aber wir empfehlen mindestens 8–10 Stunden pro Woche, um am Ball zu bleiben.
Online-Lerneinheiten
Alle Inhalte sind online verfügbar – Videos, Texte, interaktive Übungen. Sie entscheiden, wann und wo Sie lernen. Die meisten Teilnehmer nutzen Abende oder Wochenenden.
Wöchentliche Live-Sessions
Jeden Mittwoch um 19 Uhr treffen wir uns online. Hier besprechen wir Fragen, diskutieren Fallbeispiele und arbeiten gemeinsam an Lösungen. Optional, aber sehr hilfreich.
Praktische Aufgaben
Nach jedem Modul gibt's eine Aufgabe. Nicht zum Abhaken, sondern um das Gelernte wirklich anzuwenden. Sie bekommen innerhalb einer Woche individuelles Feedback.
Peer-Learning-Gruppen
Sie werden einer kleinen Lerngruppe zugeteilt – vier bis fünf Personen. Diese Gruppen tauschen sich aus, helfen sich gegenseitig und teilen Erfahrungen.
Zugang zu Vorlagen
Sie erhalten Zugriff auf unsere Bibliothek mit Budget-Templates, Checklisten und Rechner-Tools, die Sie auch nach dem Kurs weiterverwenden können.
Birger Thornsen
Dozent für Finanzplanung
„Die meisten Leute denken, Budgetplanung ist nur Rechnen. Stimmt nicht. Es geht darum, Entscheidungen zu treffen. Welche Ausgabe bringt den größten Wert? Wo können wir sparen, ohne Kompromisse zu machen? Das sind die Fragen, die wir im Kurs beantworten."
Lennart Vahlberg
Mentor für Praxisprojekte
„Was mir am Kurs gefällt: Die Teilnehmenden kommen aus allen möglichen Bereichen. Hochzeitsplaner, Firmenevent-Manager, Kulturveranstalter. Jeder bringt eine andere Perspektive mit. Genau das macht die Diskussionen so wertvoll."
Vom Konzept zur Umsetzung: So entwickeln Sie Ihr Abschlussprojekt
Das Herzstück des Programms ist Ihr eigenes Projekt. Ab Woche 14 beginnen Sie damit, ein Event Ihrer Wahl zu planen – mit allem, was dazugehört. Das kann eine Firmenfeier sein, ein Charity-Event, eine Konferenz oder ein privates Fest. Wichtig ist nur: Das Budget muss realistisch und nachvollziehbar sein.
Themenwahl und Konzeptskizze
Sie entscheiden sich für ein Event und skizzieren die Grundidee. Wie viele Gäste? Welches Format? Was ist das Ziel? In einem kurzen Gespräch mit Ihrem Mentor klären wir, ob das Konzept tragfähig ist.
Budget-Grobplanung erstellen
Jetzt geht's ans Eingemachte. Sie erstellen eine erste Kostenübersicht und kategorisieren alle Ausgaben. Location, Technik, Personal, Marketing – alles muss erfasst werden.
Detaillierte Kalkulation
Die Grobplanung wird verfeinert. Sie holen Angebote ein (fiktiv oder real), vergleichen Preise und berechnen Ihre Reserve. Hier zeigt sich, ob Ihr Budget realistisch ist.
Risikobewertung und Alternativen
Was kann schiefgehen? Welche finanziellen Risiken gibt es? Sie entwickeln Notfallpläne und legen fest, wie Sie auf unerwartete Kosten reagieren würden.
Abschlusspräsentation
In der letzten Woche stellen Sie Ihr Projekt vor – entweder live in einer Session oder als aufgezeichnetes Video. Ihr Mentor gibt detailliertes Feedback, und auch die anderen Teilnehmenden können Fragen stellen.